Merancang Struktur Organisasi pada PT Prima Bersama
1. Isi Organisasi
a. Visi dan Misi PT PRIMA BERSAMA
Visi PT PRIMA BERSAMA adalah sebagai berikut.
“Menjadi perusahaan jasa yang terdepan dalam dalam merancang dan menyediakan iklan sesuai dengan permintaan pelanggan”
Misi PT PRIMA BERSAMA adalah sebagai berikut.
1. Memberikan hasil / karya sebuah rancangan iklan yang terbaik sehingga dapat mengoptimalkan komunikasi produk perusahaan ke masyarakat umum lebih maksimal.
2. Memberikan solusi tentang perncanaan sebuah strategi beriklan yang efektif dan efisien.
3. Mengkomunikasikan iklan sebuah produk perusahaan keseluruh media yang dianggap tepat. Diantaranya : media cetak, media elektronik, media luar ruang, internet, printing, transit add, event organizer.
b. Aktivitas dan Kegiatan Utama
Aktivitas/kegiatan utama dalam PT PRIMA BERSAMA adalah sebagai berikut.
1. Mengadakan pertemuan dengan pihak sponsor (Brief)
Penulis dan teman divisi kreatif EO mengadakan brief dengan pihak sponsor untuk membicarakan apa tujuan dari penyelenggaraan acara yang akan diajukan, membuat perjanjian dengan pihak sponsor, apa yang harus dikerjakan untuk dapat mencapai keberhasilan dari tujuan acara tersebut dan lain sebagainya.
2. Mengajukan proposal kepada pihak sponsor
Penulis dan teman divisi kreatif EO mengajukan proposal setelah melakukan brief dengan pihak sponsor. Setelah itu pihak sponsor akan mengetahui kekurangan apa yang harus dibenahi dan harus bagaimana pihak EO menjalankan tugas untuk membuat acara / event dapat berjalan lancer. Isi dari proposal biasanya adalah venue (tempat) dimana, total biaya yang harus dikeluarkan oleh pihak sponsor, program acara, dan lain sebagainya.
3. Persiapan materi
Penulis dan teman divisi kreatif EO biasanya menyediakan SPG (Sales Promotion Girl), properti yang akan dibutuhkan untuk event seperti panggung, transportasi, team work, dan sebagainya.
4. Perencanaan program
Dalam poin ini pihak EO mempersiapkan rencana program yang akan dilakukan untuk menjalankan suatu event antara lain:
a. Venue
Bagian survey EO melakukan pengamatan pada tempat – tempat dimana event akan diselenggarakan, apakah layak untuk dijadikan tempat event yang diinginkan oleh pihak sponsor.
b. Lay out
Merupakan penataan elemen-elemen desain komunikasi visual kedalam suatu tata susunan yang sesuai dengan prinsip desain. Elemen desain komunikasi visual antara lain :
1) Elemen kata-kata
ü Head line, Judul utama yang pertama kali diharapkan mampu menarik perhatian khalayak,sehingga harus disusun secara menarik baik secara visual maupun verbal
ü Sub headline
Penjabaran secara ringkas dari sebuah headline guna memperluas judul agar pembaca mengetahui pesan apa yang dimaksudkan.
ü Body copy
Artikel yang menjelaskan pesan secara terperinci.
ü Caption
Keterangan gambar yang menunjukkan dan menceritakan apa yang ada dari realita yang bisa memperhatikan, menceritakan, sehingga dapat membantu pembaca dalam menyimpulkan objek yang dibaca.
2) Elemen gambar.
Gambar dapat memvisualisasikan pesan dengan lebih cepatdan berkesan,pemilihan gambar yang tepat dapat memberi kesan positif dan lebih dapat memikat perhatian.
ü Artistik teks
Huruf sebagai karya seni, mengutamakan olahan bentuk huruf, kata dan blok teks untuk dikomunikasikan sebagai gambar hias.
ü Tabel dan grafis
Berfungsi untuk lebih memperjelas informasi sebagai pemahaman dari sebuah pesan.
ü Elemen grafis
Penggunaan unsur grafis, bidang, warna, bingkai, untuk membuat desain lebih menarik dan segar.
ü Ilustrasi
Gambaran pesan yang terbaca namun dapat mengurai cerita.
ü Clip art
Gambar yang telah tersedia secara instant dan dapat digunakan bersama elemen grafis yang lain,sehingga nilai estetika lebih maksimal.
c. Rundown acara
Membuat susunan acara dari sebelum sampai acara selesai. Misalnya branding pada jam sekian sampai jam sekian, kemudian mendirikan panggung, kemudian acara harus dimulai jam berapa sampai jam berapa dan seterusnya.
d. Pembuatan desain promosi
Pada bagian ini divisi kreatif bertugas untuk membuat desain sarana promosi. Misalnya baliho, spanduk, poster, V-banner, flayer, backdrop, dan masih banyak lagi untuk mendukung event agar khalayak tahu ada acara yang akan diselenggarakan.
e. Perijinan
Pada bagian ini merupakan bagian yang paling fatal untuk biro jasa EO jika akan menyelenggarakan suatu event, karena jika ijin dari pihak-pihak yang berwenang (kepolisian maupun yang mempunyai tempat) tidak turun maka event tidak dapat diselenggarakan. Untuk itu, EO memiliki divisi legal support untuk mengatasi perijinan tempat dimana event akan berlangsung.
c. Membuat Pembagian Kerja
Pembagian Kerja dalam PT PRIMA BERSAMA disesuaikan dengan aktivitas yang telah dijelaskan sebelumnya adalah sebagai berikut.
1. Direktur
Mengatur dan memimpin jalannya perusahaan secara menyeluruh.
2. Manajer operasional
Memimpin dan bertanggung jawab atas kegiatarn operasional perusahaan secara keseluruhan
3. Departemen Layanan Klien (Client Service Departement)
Dalam bahasa Inggris disebut juga Account Service Departement. Di dalamnya terdapat Account Executive, Account Supervisor, Account Director berada. Ada juga perusahaan yang menggunakan istilah account manager yang fungsinya (dilihat dari arti katanya) mestinya lebih bersifat administratif dari pada operasional.
4. Departemen Kreatif (Creative Departement)
Departemen ini dipimpin oleh creative director. Departemen kreatif sering disebut sebagai “dapurnya” periklanan. Di dalamnya terdapat Copywritter (keahlian menulis), Art Director (keahlian menggambar atau merancang tata letak atau layout iklan). Art Director harus memiliki pengetahuan atau berlatar belakang pendidikan rancang grafis (Graphic Design). Profesi dengan keahlian menggambar ini sering disebut Visualizer. Copywritter dan Art Director merupakan tim yang bekerja di bawah Creative Director.
5. Departemen Media (Media Departement)
Inilah departemen yang mengevaluasi, merencanakan dan memilih di media apa, kapan, dan berapa sering pesan iklan itu harus dimuat atau dipasang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Di departemen ini terdapat Media Planner, Media Buyer, dan Media Director atau Media Manager. Mereka bersama-sama Account Director dan Creative Director merancang dan menentukan media strategy. Departemen media ini sesungguhnya merupakan profit center bagi biro iklan, sehingga ada biro iklan yang menjadikan departemen ini sebagai badan usaha yang terpisah dan berdiri sendiri.
6. Departemen keuangan (Finance department)
Bagian ini mengatur lalu lintas pekerjaan dari Client Service Departement ke Creative Departement. Di samping itu, Traffic bersama Creative Director harus mampu membagi beban pekerjaan secara merata kepada setiap petugas di Creative Departement.
7. Departemen Recearch dan Monitoring
Tidak banyak biro iklan di Indonesia yang memiliki departemen ini. Biasanya mereka meminta bantuan pihak ketiga untuk melakukan riset dan monitoring bagi upaya kampanye periklanannya. Ini bisa dipahami karena biaya untuk pekerjaan riset dan pemantauan (monitoring) ini tergolong mahal dan sistem kerjanya menggunakan metodologi yang melibatkan sumber daya manusia yang terlatih secara khusus.
8. Departemen Produksi (Production Departement)
Bagian produksi ada kalanya berada di bawah Departemen keuangan (Finance Departement). Tugasnya tentu saja sebagai kepanjangan tangan dari Departemen Kreatif.
d. Memperkirakan Kebutuhan Sumber Daya (Manusia, Uang, Fasilitas)
Sesuai dengan pembagian kerja yang telah dijabarkan diatas maka diketahui bahwa pembagian sumber daya manusia yang dibutuhkan adalah:
1. Direktur : 1 Orang
2. Manajer operasional : 1 Orang
3. Departemen Layanan Klien (Client Service Departement): 1 Orang
4. Departemen Kreatif (Creative Departement): 1 Orang
5. Departemen Media (Media Departement): 1 Orang
6. Departemen keuangan (Finance department) 1 Orang
7. Departemen Recearch dan Monitoring: 1 Orang
8. Departemen Produksi (Production Departement): 1 Orang
e. Mengelompokkan Aktivitas/ Kegiatan yang Sejenis atau yang Dapat Dikelompokkan
Setelah dikelompokkan aktivitas diatas denga kegiatan yang sejenis maka diperoleh bahwa pembagian tugas menjadi sebagai berikut ini:
1. Informing, iklan PT PRIMA BERSAMA membuat konsumen sadar (aware) akan merek-merek baru, mendidik mereka tentang berbagai fitur dan manfaat merek, serta menfasilitasi penciptaan citra merek yang positif. Dikerjakan oleh bagian marketing.
2. Persuading, iklan yang efektif akan mampu mempersuasi (membujuk) pelanggan untuk mencoba produk dan jasa yang diiklankan. Dikerjakan oleh bagian
3. Reminding, iklan menjaga agar merek perusahaan tetap segar dalam ingatan para konsumen.
4. Adding value, periklanan memberi nilai tambah pada merek dengan mempengaruhi persepsi konsumen
f. Analisis Struktur Organisasi
Organisasi PT PRIMA BERSAMA membutuhkan pengetahuan dalam bidang periklanan, design, manajemen, dan pemasaran.
Organisasi PT PRIMA BERSAMA membutuhkan skill dalam bidang design untuk digunakan dalam mendesain iklan yang sesuai dengan permintaan konsumen.
Organisasi PT PRIMA BERSAMA memerlukan attitude yang baik terutama untuk menghadapi permintaan baik berupa disiplin, team work, kejujuran, bertanggung jawab, ada pendelegasian yang baik.
g. Membuat Bagan Organisasi
Post a Comment